一、档案馆要对全院档案实行集中管理,积极编制各类档案检索工具和参考资料,保证档案的查准率、查全率。
二、档案的整理分类、装订、排序、编号、编目等环节的工作都要标准化、规范化,档案盒等装具要符合质量标准,进库的档案必须保证案卷质量。
三、档案馆工作人员要自觉遵守馆内一切规章制度,严守《档案利用制度》,对借出或归还的档案材料都要办理手续,要认真清点,检查无误后方能注销。如发现损坏或缺页等问题应及时处理。
四、认真做好档案的“九防”工作,定期对库藏档案进行检查。要不断研究和改进档案保护技术,改善档案的保管条件,尽理延长档案的使用寿命。对已破损或字迹褪色的档案,应及时进行修复和复制。
五、对珍贵的历史档案要进行适当分类、登记和编号。对实物档案立“标签”。注上必要说明,切实加强保管。
六、对保管期限已满的档案进行鉴定,按《档案鉴定、销毁制度》的有关规定办理。
七、做好档案统计工作,定期向上级主管档案部门报送档案工作基本情况统计报表。
八、要采取有效措施,维护档案实体和内容的完整与安全,防止发生失、泄密现象。避免造成不必要的损失。
九、档案管理员必须严格履行交接手续。移交时交接双方要认真清点档案、填写移交目录,办理交接签字手续。移交目录一式两份,双方各执一份备查。